Pourquoi le tampon encreur est indispensable en entreprise ? 

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Que vous soyez salarié dans l’administration ou que vous souhaitiez créer votre propre entreprise, adopter une organisation est primordial. Pour vous aider, il est essentiel d’avoir recours à des tampons encreurs pour entreprise. Focus sur l’utilité et les raisons pour lesquelles ils sont indispensables dans l’administration. 

Gérer efficacement vos tâches administratives grâce aux tampons encreurs

Étant donné que les activités administratives sont nombreuses, l’utilisation des tampons encreurs permet de les gérer efficacement. En utilisant par exemple un tampon dateur, vous pourrez dater rapidement chaque courrier que vous enverrez, et archiver vos documents par ordre chronologique. Vous trouverez ainsi facilement les papiers dont vous avez besoin. 

Il existe également les tampons « urgent », « payé », « livré », et « confidentiel ». Ils servent à marquer les documents et à identifier directement les actions à faire ou à ne pas faire. En vous servant du tampon encreur « urgent », le destinataire saura qu’il doit effectuer de suite la tâche incluse dans le document dans les plus brefs délais.

Sachez que les tampons en bois et les tampons Trodat peuvent être personnalisés en fonction de vos besoins et de vos goûts. En général, les entreprises ont recours à cette personnalisation dans le but de mettre leur identification dans chaque document officiel, et d’accompagner la signature du responsable. Plusieurs plateformes en ligne proposent des tampons encreurs pour entreprises. Vous en trouverez, notamment sur le lien suivant : https://otypo.com/personnalises/entreprise/.

Lorsque vous personnalisez un tampon pour entreprise, faites en sorte que ces éléments y figurent :

  • La dénomination de l’entreprise
  • Le logo officiel de la société 
  • L’adresse exacte du siège social
  • La forme juridique
  • Les diverses coordonnées sur lesquelles les clients et partenaires peuvent vous contacter 
  • Le code APE
  • La TVA.

Si vous souhaitez que toutes ces informations soient incluses dans l’accessoire, il est préférable d’opter pour un tampon encreur à plusieurs lignes. Un modèle à 5 ou 8 lignes est adéquat. 

Assurer une légalisation partielle de vos documents grâce à l’utilisation d’un tampon encreur

Le tampon encreur n’a pas de valeur juridique en soi. Si son utilisation est, cependant, accompagnée par une signature, le document devient totalement légal. De plus, cela aide dans son authentification, ce qui n’est pas négligeable dans le domaine professionnel. 

À noter : avoir recours à un tampon d’entreprise n’est pas obligatoire. C’est tout simplement un outil qui aide les entrepreneurs et les responsables au sein des entreprises dans le cadre de la législation des documents importants. 

Avoir recours au tampon encreur pour mettre en avant le professionnalisme

Avec la technologie qui ne cesse d’évoluer, les clients s’attendent à ce que les entreprises qu’ils sollicitent soient à la hauteur de ce développement. Le fait d’utiliser un tampon encreur automatique vous fait économiser du temps, car vous n’aurez plus à écrire manuellement les informations. Outre cela, cette forme d’automatisation met en avant votre professionnalisme optimisant ainsi votre crédibilité. 

Quelques points supplémentaires que vous devez connaître sur les tampons encreurs

Une fois que vous avez déterminé le nombre et la fonction de chaque tampon, vous devrez choisir la couleur de l’encre de chacun d’entre eux. En général, la couleur rouge sert à indiquer les tâches ainsi que les messages importants et urgents. Les tampons « confidentiel » doivent également utiliser une encre rouge. Utilisez l’encre verte pour mettre en avant les actions à valider par un membre haut placé de l’entreprise. Privilégiez le bleu pour tous les courriers ainsi que les documents administratifs officiels. 

Il est également important de savoir que certains modèles de tampons encreurs peuvent être emmenés en voyage d’affaires sans pour autant vous encombrer. Il s’agit des tampons de poche. Comme son nom l’indique, il tient parfaitement dans une de vos poches vous permettant ainsi de conclure vos affaires et d’officialiser rapidement vos documents. Attention toutefois à ne pas le perdre pour éviter les divers problèmes. 

Nous pouvons donc dire que le tampon encreur est indispensable en entreprise notamment pour sa praticité dans l’organisation, mais également pour la crédibilité qu’il offre. Choisir des tampons encreurs de bonne qualité est donc indispensable pour une utilisation de longue durée. À vous de voir les modèles qui vous conviennent le mieux.

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