À partir du 1er juillet 2024, la dématérialisation des factures entrera progressivement en vigueur dans l’Hexagone et aucune entreprise française assujettie à la TVA ne pourra y échapper. Si vous êtes concerné, il est dans votre intérêt d’anticiper et de préparer dès à présent votre transition. Découvrez ce que doivent faire les entreprises pour accélérer et fluidifier leur transition et à quels risques celles qui ne souhaitent pas passer à la dématérialisation s’exposent.
Ce que dit la loi finances 2020 sur la dématérialisation des factures
Introduite par la loi de finances 2020 et initialement prévue pour la période 2023-2024, l’obligation de facturation dématérialisée pour les transactions domestiques entre les entités assujetties à la TVA entrera en vigueur dès le 1er juillet 2024. Son déploiement se fera de manière progressive jusqu’en 2026 selon la taille des structures pour ainsi leur permettre de s’approprier les nouvelles mesures dans les meilleures conditions possibles. Son cadre juridique est défini par l’ordonnance du 15 septembre 2021 (journal officiel du 16 septembre 2021).
Si l’on se réfère au calendrier de déploiement, l’obligation de facturation électronique sera imposée en réception à toutes les sociétés assujetties à la TVA et en transmission aux grandes entreprises à compter du 1er juillet 2024. Pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI), l’obligation d’émettre des factures dématérialisées ne sera effective qu’à partir du 1er janvier 2025. En ce qui concerne les très petites entreprises (TPE) et les petites et moyennes entreprises (PME), la même obligation prendra effet le 1er janvier 2026.
Une fois le déploiement effectué, toutes les entreprises françaises devront recevoir et émettre des e-factures aussi bien pour les transactions B2B que pour les ventes domestiques. Pour être considérées comme dématérialisées, les factures doivent bien entendu être établies, transmises et reçues par voie électronique. Leur archivage se doit également d’être digitalisé. De plus, les factures électroniques doivent se conformer aux trois critères suivants :
- authenticité : les e-factures doivent garantir l’identité des émetteurs,
- intégrité : les e-factures ne peuvent pas être supprimées et les informations qui y sont présentes ne peuvent sous aucun prétexte faire l’objet de modifications,
- lisibilité : les e-factures doivent être aussi claires que compréhensibles par tous.
Au-delà de la facturation dématérialisée (e-invoicing), la loi sur les e-factures vise à transformer l’envoi des données de facturation auprès des services de l’État en le digitalisant également. C’est ce que l’on appelle l’e-reporting. Il permet de transmettre aux administrations des données concernant les transactions internationales B2B, les ventes B2C et les statuts de paiement pour les ventes qui relèvent de la TVA sur les encaissements.
Seules les opérations dispensées et exonérées de facturation peuvent échapper à l’obligation d’e-reporting. Le déploiement de cette dernière suivra le même calendrier que la généralisation des factures électroniques. Toutes les entreprises qui souhaitent en savoir plus sur la dématérialisation des factures obligatoire en 2024 pour bien préparer leur transition peuvent se renseigner auprès des experts en factures électroniques.
On ne retrouvera donc plus de transactions directes, que ce soit avec les clients ou avec les fournisseurs. L’émission et la réception des factures se feront ainsi par le biais d’une plateforme dédiée : le portail public de facturation (PPF) ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Une PDP est un prestataire privé immatriculé par l’administration fiscale et certifié pour une durée renouvelable de trois ans. Elle a pour rôle de recevoir et d’émettre les e-factures, mais également d’extraire à l’administration fiscale les données de règlement et de facturation. Une PDP peut aussi prendre en charge la création de factures électroniques et la conversion des e-factures établies par les fournisseurs au format attendu par les clients.
On peut ajouter à tout cela le règlement des factures fournisseurs et le suivi de l’échéancier clients et fournisseurs. L’atout majeur d’une PDP tient au niveau de sa capacité à transmettre les factures directement aux récepteurs. Le PPF, quant à lui, est un opérateur public qui offre des services d’échanges d’e-factures entièrement gratuits. Il centralise également les données de facturation et d’e-reporting pour l’administration fiscale. Les entreprises qui souhaitent miser sur le raccordement direct au PPF doivent idéalement solliciter un opérateur de dématérialisation (OD).
Pourquoi cette loi sur la dématérialisation des factures ?
Si le gouvernement français a accepté cette nouvelle réglementation, c’est tout d’abord dans le but de simplifier la vie des entreprises, toutes tailles confondues. À cela s’ajoute le gain de compétitivité. Grâce aux factures dématérialisée :
- la charge administrative que supporteront ces entreprises s’allège,
- les délais de paiement se raccourcissent,
- les litiges qui y sont liés sont limités,
- la productivité s’accroît significativement,
- les coûts administratifs liés au processus de facturation diminuent,
- les relations commerciales sont sécurisées.
La dématérialisation des factures répond également à un besoin de l’administration fiscale, qui veut renforcer la lutte contre la fraude à la TVA. Grâce aux e-factures, l’administration fiscale peut contrôler facilement et efficacement la TVA, mais aussi détecter les fraudes en s’appuyant notamment sur un modèle mixte. Il s’agit du dépôt des factures digitales sur une plateforme centralisatrice et de la vérification de l’identité des émetteurs grâce à un annuaire centralisé.
De plus, la loi sur la dématérialisation des factures a pour objectif de simplifier les déclarations TVA grâce à un système de pré-remplissage. Le gouvernement a également affirmé qu’elle permettra à l’administration de créer une nouvelle offre de services qui sera particulièrement bénéfique aux petites entreprises. Enfin, la dématérialisation des factures vise à améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des structures assujetties.
Comment accélérer votre transition pour vos factures ?
Même si l’obligation de facturation dématérialisée et d’e-reporting n’entrera en vigueur qu’à partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises doivent réfléchir dès aujourd’hui à la solution pour laquelle opter pour accélérer et réussir leur transition vers l’e-facturation. Pour y parvenir efficacement, vous devez idéalement vous orienter vers un logiciel de facturation électronique parmi les nombreux existants sur le marché. Sélectionnés méticuleusement, les outils de facturation dématérialisée confèrent un certain nombre d’avantages aux entreprises utilisatrices.
Ils garantissent tout d’abord un gain de temps indéniable. Grâce à eux, vous vous exonérez du traitement et de la gestion manuelle de la facturation qui sont aussi rébarbatifs que chronophages et à faible valeur ajoutée. Vous pouvez profiter des workflows prédéfinis pour gérer et traiter de manière accélérée vos factures. Ces outils facilitent également la transmission des données de facturation à tout logiciel de comptabilité.
Ils minimisent les risques de non-conformité, facilitent le contrôle de la trésorerie ainsi que l’avancement des paiements, éliminent les impressions papier, améliorent la traçabilité comptable, optimisent le coût de traitement des factures, etc. Quoi qu’il en soit, vous ne devez opter que pour une solution qui s’accorde parfaitement à vos besoins et est proposée par des éditeurs fiables. Vous avez tout intérêt à digitaliser le plus rapidement possible votre processus comptable si vous n’avez pas encore sauté le pas. Vous devez également songer à jouer la carte du Procure-to-pay.
Ce processus ne manquera pas de vous préparer à recevoir des e-factures, de vous faire profiter rapidement des bénéfices de l’automatisation et de faire monter vos équipes en compétences. Vous devez aussi déjà procéder à la vérification de toutes les données qui vous seront indispensables lors du basculement vers les factures dématérialisées. Il s’agit de vérifier que chaque client est identifié, que les données sont correctement remplies et que les numéros TVA et SIREN de vos partenaires commerciaux sont exacts.
Enfin, il est préférable de sélectionner dès aujourd’hui la plateforme sur laquelle seront déposées les factures plutôt que de le faire à la dernière minute. Les entreprises doivent préparer leurs équipes au changement et leur offrir les formations nécessaires.
La facture dématérialisée vous coûtera-t-elle plus cher ?
La facturation digitalisée permet à toute entreprise de réduire les coûts liés au traitement de ses factures. Alors qu’une facture papier entrante coûte en moyenne 14 € (traitement du courrier, la saisie des informations, le processus de validation, le paiement, etc.), une facture électronique ne vaut que 7,5 € en moyenne. Qui plus est, le temps de traitement des e-factures est 30 % inférieur à celui des factures papier. Il est donc évident que la facturation digitalisée est un vecteur de compétitivité pour les entreprises assujetties à la TVA.
Les risques si vous ne passez pas à la dématérialisation
L’ordonnance du 15 septembre 2021 fixe les sanctions spécifiques qui s’appliquent aux entreprises qui contreviennent à la loi sur la dématérialisation des factures. D’après celui-ci, le non-respect de l’obligation d’e-reporting sera sanctionné par une amende qui s’élève à 250 € par transmission, dans la limite de 15 000 € par an. L’amende est fixée à 15 € par facture en cas de non-respect de l’obligation d’e-invoicing, sans toutefois dépasser les 15 000 € par année civile. De plus, toute entité qui ne diffuse aucune e-facture ne sera logiquement pas payée. Il sera donc important de passer à l’e-facturation. Pour une transition fluide, pensez à vous y prendre à l’avance.